E-Mail-Tipps

Jeder Tipp lässt sich Klick darauf aufklappen und lesen. Mit erneutem Klick schließen Sie ihn wieder.

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  • Mehrere Mails markieren

    Klicken Sie die erste Mail an. Halten Sie dann die Shift-Taste gedrückt und klicken Sie die letzte an, um auch alle Mails dazwischen zu markieren. Halten Sie die STRG-TASTE gedrückt und klicken Sie mehrere Dateien an, um einzelne Mails gemeinsam zu markieren.

  • Den Ordner Gelöschte Objekte leeren

    Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü finden Sie nun den Befehl ORDNER GELÖSCHTE OBJEKTE LEEREN. Dasselbe gilt auch für Spam/Junkmail-Ordner.

    Manche Mailprogramme haben auch ein X am Ordner, über das Sie ihn leeren können.

  • Mails sortieren nach Datum, Betreff oder Absender

    Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld auf der grauen Überschriftenleiste der Spalten. Ein weiterer Klick in das gleiche Feld bewirkt einen Wechsel zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung.

  • Die Dateien von Mail-Programmen in einem eigenen Ordner speichern

    Den Speicherort der Datendateien finden Sie meist unter Datei oder Extras bei den Optionen, oft im Register Erweitert - Wartung. Klicken Sie auf Speicherordner, um diesen in einen Ordner ihrer Wahl zu verschieben (erstellen Sie diesen Ordner am Besten vorher in den Dokumenten).

    Wenn Sie jetzt das Mailprogramm schließen und erneut starten, werden die Dateien verschoben, so dass Sie sie leicht sichern können.

  • Outlook-PST-Datei in einem eigenen Ordner speichern

    Den Speicherort der PST-Datei finden Sie in Outlook unter Datei - Kontoeinstellungen - Datendateien bzw. Menü Extras -Optionen im Register Mailsetup - Datendateien. Klicken Sie auf Dateispeicherort öffnen.

    Wenn Sie nun Outlook geschlossen haben, können Sie die Datei OUTLOOK.PST beliebig verschieben. 

    Verschieben Sie nun im Explorer die OUTLOOK.PST in Ihren Datenordner.

    Wenn Sie jetzt Outlook erneut starten, erscheint der Hinweis: Die Datei OUTLOOK.PST kann nicht gefunden werden. Nachdem Sie diesen Hinweis mit OK bestätigt haben, folgt der Dialog Persönlichen Ordner erstellen/auswählen. Dort wechseln Sie zu Ihrem Datenordner, markieren in der Liste den Eintrag OUTLOOK.PST und klicken auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Anschließend müssen Sie Outlook noch einmal schließen und wieder starten.

    Outlook startet nun wieder ganz normal mit Ihrer richtigen Datendatei.

  • Das Outlook-Adressbuch soll wie die Kontakte in Outlook sortiert werden

    Beim Schreiben einer Mail ist das Adressbuch nach Vorname - Nachname sortiert, unabhängig von der Reihenfolge Ihrer Kontakte.

    Klicken Sie in Outlook 2003 im Menü Extras auf KONTEN. Aktivieren Sie die Option Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten und klicken Sie auf WEITER. Doppelklicken Sie auf das Adressbuch und aktivieren Sie die Option Wie Speichern unter.

    Klicken Sie in Outlook 2007/2010/2013 im Menü Datei auf KONTOEINSTELLUNGEN. Doppelklicken Sie im REGISTER ADRESSBÜCHER auf Outlook-Adressbuch und aktivieren Sie die Option Wie Speichern unter.

  • Fotos vor dem Versenden direkt in Outlook verkleinern

    Beim Schreiben einer Mail wollen Sie die angefügten Bilder verkleinern, und können die Mailfunktion des Datei-Explorers nicht verwenden, da die Bilder in verschiedenen Ordnern liegen.

    Klicken Sie in der Mail auf Datei. Aktivieren Sie die Option Größe von großen Bildern beim Senden der Nachricht anpassen. Diese Option ist erst dann verfügbar, wenn Bilder als Anlage hinzugefügt wurden.

    Wechseln Sie wieder zurück zur Nachricht. Die Bilder werden nun während des Sendens auf eine Größe von 1024x768 Pixel verkleinert.

  • Die Schriftgröße der Liste der Mails bei Outlook 2013 verkleinern

    Klicken Sie im Register Ansicht auf Ansichtseinstellungen und dort auf Bedingte Formatierung.

    Markieren Sie Ungelesene Nachrichten und klicken Sie dann auf Schriftart. Stellen Sie den Schriftgrad auf kleiner.

    Erzeugen Sie einen weiteren Eintrag über Hinzufügen. Nennen Sie ihn Gelesene Nachrichten. Setzen Sie auch hier den Schriftgrad auf kleiner. Zusätzlich müssen Sie über Bedingung im Register Weitere Optionen den Haken bei Nur solche Elemente setzen und diese auf Gelesen stellen.

    Dies müssen Sie für jeden Ordner gesondert vornehmen. Auch andere Schrifteinstellungen können hier vorgenommen werden.

  • Besprechungsanfragen sollen in Outlook nach dem Antworten im Posteingang verbleiben

    Sie möchten, dass in Outlook Besprechungsanfragen nach dem Antworten im Posteingang verbleiben und nicht in den Kalender verschoben werden.

    Klicken Sie auf Optionen und dann auf E-Mail-Optionen. 

    Deaktivieren Sie im Bereich Nachrichten senden das Kontrollkästchen Besprechungsanfragen nach Antwort aus Posteingang löschen.

    Nun wird zwar ein Kalendereintrag erstellt, aber die Mail bleibt auch im Posteingang liegen.